Jumat, 19 Desember 2008

Perkembangan SDM

Perkembangan Sumber Daya Manusia

1. PENDAHULUAN

Posisi manusia dalam organisasi sangat vital. Kesuksesan suatu organisasi di tentukan dari kualitas orang-orang yang bekerja di dalamnya. Menyikapi perubahan-perubahan lingkungan yang begitu cepat menuntut kemampuan mereka agar segera menyiapkan langkah-langkah guna menghadapi setiap kondisi kedepan. Modal intelektual kini di rujuk sebagai faktor penyebab kesuksesan yang penting.

Kinerja di setiap kegiatan-kegiatan individu merupakan kunci pencapaian produktivitas. Kinerja adalah suatu hasil di mana manusia dan sumber daya yang lainnya secara bersama-sama membawa hasil akhir yang di dasarkan pada tingkat mutu dan standar yang telah di tetapkan. Tujuan dari pengembangan sumber daya manusia adalah untuk memberikan hasil yang sesuai dengan tujuan dan sasaran utama dari suatu organisasi

2. Pengembangan SDM Berbasis Kompetensi

Kompetensi di definisikan sebagai an underlying characteristic’s of an individual which is casually related to criterion referenced effective and or superior performance in a job or situasion ( Karakteristik yang mendasari seseorang dan berkaitan dengan efektifitas kinerja individu dalam pekerjaannya ). Dari pengertian tersebut kompetensi seorang individu merupakan sesuatu yang melekat dalam dirinya yang dapat di gunakan untuk memproduksi tingkat kinerjanya, misalnya motif, konsep diri, sifat, pengetahuan ataupun kemampuan/keahlian yang bisa di kembangkan melalui pendidikan dan pelatihan.

Manfaat kompetensi :

Ø Karyawan

· Adanya kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan pendidikan dan pelatihan.

· Penempatan sasaran sebagai sarana pengembangan karier.

· Penilaian kinerja yang lebih obyektif dan umpan balik berbasis standar kompetensi yang di tentukan dengan jelas.

· Meningkatnya keterampilan dan ‘marketability’ sebagai karyawan.

Ø Organisasi

· Pemetaan yang akurat mengenai kompetensi angkatan kerja yang ada dan yang dibutuhkan.

· Mempermudah terjadinya perubahan melalui identifikasi kompetensi yang di perlukan untuk mengelola perubahan.

· Pengambilan keputusan dalam organisasi akan lebih percaya diri karena karyawan telah memiliki keterampilan yang akan di peroleh dalam pendidikan dan pelatihan.

Ø Industri

· Identifikasi dan penyesuaian yang lebih baik atas keterampilan yang di butuhkan untuk industri.

· Mendorong pengembangan keterampilan yang luas dan relevan di masa depan.

· Meningkatkan tanggung jawab dunia pendidikan dan penyedia pendidikan dan pelatihan atas hasil pendidikan dan pelatihan.

Ø Ekonomi Daerah dan Nasional

· Meningkatnya format keterampilan untuk bersaing di pasar domestic dan internasional.

· Mendorong investasi internasional baru pada industri di mana angkatan kerja terampil sangat di butuhkan.

· Meningkatnya modal dan akses individu melalui diketahuinya kebutuhan industri yang jelas dan melalui pengakuan pembelajaran sebelumnya terhadap standar yang ada.

Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi (PPBK)

Pendidikan dan pelatihan berbasis kompetensi (competency-based education and or training) merupakan salah satu pendekatan dalam pengembangan SDM yang berfokus pada hasil akhir (outcome). Tujuan PPBK adalah Menghasilkan kompetensi dalam menggunakan keterampilan yang di tentukan untuk pencapaian standar.

9 perinsip pelaksanaan PPBK :

1. Bermakna, praktek terbaik (meaningful, best practiceI).

2. Hasil pembelajaran (acquisition of learning).

3. Fleksibel (fleksible).

4. Mengakui pengalaman belajar sebelumnya (recognizes perior learning).

5. Tidak di dasarkan waktu (not time based).

6. Penilaian yang di sesuaikan (appropriate assessment).

7. Monitoring dan evaluasi (on-going monitoring and evaluation).

8. Konsisten (consistent).

9. Akreditasi (accreditation.)

3. Pengembangan SDM Berdasarkan Aspek Kualitas

Peningkatan SDM berdasarkan aspek kualitasnya adalah peningkatan peran serta, efisiensi, dan produktivitas kerja atau pendapatan tenaga kerja. Peningkatan ini di lakukan tidak hanya sekedar mengisi kebutuhan lapangan kerja tetapi juga menciptakan lapangan kerja baru. Dan usaha untuk meningkatkan SDM tersebut di lakukan melalui pelatihandan pendidikan atau peningkatan “human capital”.

Usaha peningkatan ini telah lama di lakukan. Mungkin cukup banyak penduduk yang pernah mengikuti training tersebut sudah mendapatkan pekerjaan. Namun, pengalaman lapangan telah memberikan bukti bahwa training atau pendidikan non-formal tersebut tidak di ikuti dengan tersedianya lapangan pekerjaan, sementara lapangan pekerjaan lebih di dikte oleh pasar. Hal ini dapat kita ambil sebagai pelajaran bahwa peningkatan SDM tidak secara otomatis memperbaiki nasib atau kesejahteraan masyarakat. Faktor pasar dan dinamika ekonomi tetap merupakan lingkungan yang sangat menentukan kelangsungan suatu usaha.

Max Weber mencetuskan tipe ideal organisasi yang di sebut birokrasi, peningkatan skill lewat training dalam rangka meningkatkan efisiensi dan produktivitas yang menjadi suatu keharusan. Bahkan beberapa decade yang lalu, salah eorang ahli organisasi meminta perhatian kepada birokrasin untuk meningkatkan SDM bagi mereka yang pernah di promosikan atau menduduki jabatan baru. Alasannya adalah bahwa mereka yang menduduki jabatan baru atau lebih tinggi semakin lama semakin tidak kualified (kurang kompeten) karena menduduki posisi yang kurang sesuai dengan keahlian mereka ketika di angkat untuk pertama kalinya.

Dengan demikian, training atau peningkatan keterampilan bagi para pegawai bukan saja dilakukan karena ketertinggalan dalam ilmu dan teknologi atau penyesuaian dengan lingkungan yang dinamis, tetapi juga karena di khawatirkan bahwa semakin tinggi kedudukan atau posisi seseorang dalam organisasi, bila tidak di lakukan intervensi, semakin rendah kualitas atau kemampuan dalam melakukan tugas. Jadi pengembangan SDM dalam organisasi merupakan keharusan, bahkan harus di lakukan secara rutin bagi setiap orang yang mendapatkan kesempatan untuk di promosikan.

Dewasa ini, profesionalisasi merupakan suatu nilai yang sangat di dambakan oleh suatu organisasi, termasuk organisasi pelayanan publik. Dalam meningkatkan kinerja organisasi publik di perlukan suatu strategi professional yang di dasarkan atas kemampuan melakukan tugas (pekerjaan) dan kesediaan melakukan penyesuaian tingkah laku. Bagi mereka yang di anggap belum mampu melakukan pekerjaan dan tidak bersedia melakukan penyesuaian tingkah laku, strategi peningkatan SDMnya dapat di lakukan melalui “training”.

Pengembangan SDM di perguruan tinggi sering kali menjadi kasus yang menarik. Dalam rangka peningkatan SDM perguruan tinggi, beberapa dosen di kirim ke luar negeri dengan menghabiskan dana “human capital” yang cukup besar. Semestinya setelah kembali, ia langsung di tugaskan, untuk mengajar atau membimbing skripsi atau thesis, atau disertasi dalam rangka menerapkan ilmu yang masih relatif baru. Namun karena kepangkatannya yang belum cukup, mereka belum bisa atau tidak dapat melakukan peningkatan SDM di universitasnya. Mereka baru dapat melakukan tugas tersebut setelah mereka memilikikepangkatan tertentu yang kadang-kadang memakan waktu lama. Ketika memenuhi syarat untuk melakukan tugas tersebut ilmunya sudah di anggap ketinggalan. Kasus yang demikian menunjukan bahwa orang lebih mementingkan pengamanan peraturan dari pada mengejar tercapainya tujuan atau misi organisasi itu sendiri.

Pada birokrasi pemerintah juga mengalami hal yang serupa. Dari beberapa peserta telah mengikuti program pelatihan sumber daya manusia, akan tetapi hasilnya tidak segera di nikmati setelah merka kembali ke tanah air. Hal ini disebabkan oleh kepangkatan mereka yang masih rendah di mana mereka tidak dapat secara leluasa bertindak sesuai dengan profesinya.

Dari beberapa contoh kasus di atas, dapat kita pelajari bahwa peningkatn SDM pada instansi pemerintah belum tentu memberikan hasil seperti yang di harapkan. Peningkatan SDM seharusnya di imbangkan dengan perubahan orientasi yaitu dari birokrasi ke profesionalisasi di mana lebih banyak ruang gerak (pekerjaan/tugas). Bila tidak, peningkatan SDM pada organisasi publik hanya merupakan kegiatan yang sia-sia, bahkan orang akan melihat usaha peningkatan SDM hanya sebagai suatu jenis bisnis rutin dari pihak tertentu saja.

Akan tetapi ada beberapa organisasi publik yang telah melakukan semacam terobosan tertentu, yang berarti organisasi publik sebenarnya dapat merubah atau menyesuaikan diri. Hal tersebut menunjukan bahwa hubungan antara variabel pengembangan SDM dengan pencapaian suatu tujuan dapat di anggap sebagai hubungan antara “means” dan “ends” (cara dan tujuan), meskipun demikian, masih ada tingkat variebel lain yabg di perlukan agar hubungan itu dapat berjalan.

4. Kesimpulan

Adanya transformasi peran SDM dari professional menjadi strategi menuntut adanya pengembangan SDM berbasis kompetensi agar kontribusi kinerja SDM terhadap organisasi menjadi jelas dan terukur. Mengingat program pengembangan SDM adalah program yang berkesinambungan maka dalam pelaksanaannya di perlukan proses pembelajaran yang berkelanjutan agar dapat mendukung keberhasilan peningkatan kinerja organisasi. Kompetensi merupakan salah satu unsure penentu upaya peningkatan kinerja organisasi dan penyediaan tenaga kerja yang memberikan prespektif yang lebih tajam dan spesifik tehadap pekerja dan pekerjaannya.

Peningkatan kinerja SDM yang pertama dengan memperbaiki sistem dan lingkungan kerja sedangkan yang kedua melalui pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kompetensinya. Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi (PPBK) adalah sistem pendidikan dan pelatihan yang menawarkan upaya peningkatan kinerja SDM dan organisasi melalui kompetensi yang dapat menciptakan karyawan dengan kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan pekerjaan. Upaya pengembangan SDM melalui PPBK hendaknya di perlukan dukungan dan pertimbangan seperti :

1. Komitmen yang tinggi dari manajemen dan penyediaan anggaran atas pembinaan SDM yang berkesinambungan.

2. Terpeliharanya keselarasan antara kebutuhan pendidikan, pelatihan, dan kebutuhan organisasi.

3. Seleksi peserta didik dan latih, profesionalisme instruktur, metode, sarana, dan prasarana yang memadai dapat mendukung pengembangan SDM.

Pengembangan SDM yang berbasis kompetensi dapat membantu organisasi memiliki manajer yang dapat melaksanakankepemimpinannya dengan tepat dan akan memiliki pegawai yang mengetahui apa yang seharusnya di lakukan untuk keberhasilan organisasi. Dalam penerapannya, meningkatkan SDM di perlukan juga berbagai kebijakan peningkatan lapangan pekerjaan dan peningkatan pendidikan dan pelatihan sehingga tingkat produktivitas atau income menjadi lebih tinggi. Kebijakan ini pun belum mencukupi dan harus di barengi dengan kebijakan lain seperti pembenahan birokrasi pemerintah dan orientasi.

DAFTAR PUSTAKA

Alwi, Syafariddin. “Manajemen sumber daya manusia : Strategi keunggulan kompetitif”, BPFE : Yogyakarta 2001.

Usman, M. “Sumbangan pelatihan dan pendidikan bagi peningkatan nilai capital insani (human capital value)”. Dalam : Seminar Nasional Strategi Dasar Mengatasi Pengangguran Dalam Rangka Pembangunan Nasional, Jakarta, 3–5 Mei.

Kearsipan

MANAJEMEN PERKANTORAN MODEREN



A. PENGARSIPAN DAN PENGINDEKSAN

SISTEM PENGARSIPAN

Pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya. Pengindeksan adalah proses yang diperlukan untuk menemukan rekaman.

Sistem pengarsipan yang efisien adalah system;

1. Rekaman yang dibutuhkan setiap saat dapat dihasilkan tanpa penundaan yang tidak masuk akal.

2. Rekaman dilindungi secara memadai selama periode rekaman itu dipertahankan untuk resensi.

3. Biaya pemasangan dam pe,eliharaan system masuk akal dengan memperhatikan pelayanan yang diperlakukan.

Langkah pertama dalam merencanakan system pengarsipan harus berupa penjadwalan semua jenis dokumen dan rekaman yang akan disimpan. Manajemen yang bertanggung jawab harus diajak berkonsultasi mengenai setiap jenis dan keputusan diperoleh mengenai :

a) Periode penyimpanan (waktu yang diperlukan, dengan alasan hukum dan administrasi, untuk mempertahankan rekaman)

b) Perlindungan (tingkat kepentingan yang melekat pada rekaman, bila perlu direkonstruksikan dari sumber lain)

c) Penundaan (dapat melakukan penundaan dalam menghasilkan rekaman dengan syarat penundaan berdasarkan hal yang masuk akal)

d) Pengguna rekaman (orang yang berhak atas rekaman dan yang memerlukannya juga dapat mempertanggung jawabkan hal-hal mengenai rekaman tersebut)

e) Pendiskripsian (cara meminta rekaman?persyaratannya adalah harus fundamental, karena persyaratan ini akan menentukann klasifikasi yang akan digunakan)

Klasifikasi

Metode pengklasifikasi dokumen adalah membagi dan membuat subbagian dokumen kedalam kelompok-kelompok, sehingga seleksi akhirnya hanya berasasl dari jumlah yang terbatas.

Apabila, sebagai contoh, dokumen yang memerlukan periode penyimpanan yang berbeda disimpan bersama, dokumenn itu harus pertahankan semuanya untuk periode yang maksimum, atau harus dipilih secara berkala untuk mencabut dokumen yang sudah habis masa berlakunya untuk dihancurkan.

KLASIFIKASI ALFABETIS

Klasifikasi ini cocok bila judul klasifikasinya adalah nama orsng, atau nama produk. Keuntungan dari metode ini adalah :

a) Juru tulis akan mengerti tanpa pelatihan yang lama.

b) Metode ini elastis, yaitu judul baru dapat ditambahkan pada setiap titik tanpa mengganggu klasifikasi.

c) Metode ini membentuk indeksnya sendiri, yaitu tidak diperlakukan indeks yang terpisah.

Cara mengklasifikasi secara alfabetis adalah :

a) Arsipkan dibawah huruf inisial dan huruf berikutnya dari nama keluarga dan inisial dari nama kecil.

b) Abaikan pangkat dan jabatan.

c) Arsipkan nama perusahaan dibawah kata utama yang pertama atau huruf bila tidak aada kaata yang dimasukkan didalam nama, misalnya :

A. L. L. Co. Ltd

Aagar, T.

Allan & Co

Allan, Mrs D.

Allan, Dr B.

KLASIFIKASI GEOGRAFIS

Didalam system ini, lokasi atau alamat digunakan untuk mengidentifikasi judul. Secara ekstrem, susunannya adalah berdasarkan Negara, kemudian kota, jalan, dan nomor.

KLASIFIKASI SUBJEK

Dalam mengklasifikasi diperlukan kecermatan ynag tinggidalam memilih judul untuk arsip. Setiap judul harus dibuat sesingkat mungkin, harus menggambarkan isi asrip, dan tidak boleh mendua arti. Judul harus dibuat dalam bahasa sehari-hari, dan subjeknya harus dideskripsikan dengan cara yang sama seperti yang diucapkan dalam percakapan bisnis yang biasa.

Dalam pengarsipan berdasarkan subjek, prinsip klasifikasi dan klasifikasi sering dapat dijalankan satu tahap lebih jauh dengan keuntungan. Contoh sederhana yang memperlihatkan judul utama dan subjudul :

GEDUNG STAFF PERALATAN

Sewa Aplikasi Pembeliam

Ongkos Skala gaji Perawatan

Pemanas Liburan

Perawatan Pelatihan

Sttatistik

KLASIFIKASI NUMERIK

Metode ini adalah metode pengklasifikasian yang paling sederhana. Setiap rekaman atau kelompok rekaman diberi sebuah nomor dan diarsipkan dengan urutan angka. Terdapat tiga metode penomoran yang sesuai dengan situasi yang berbeda ;

1. Bilangan asli (angka yang digunakan orang dalam bahasa sehari-hari). Misalnya, nomor registrasi kendaraan bernotor.

2. Bilangan acak (Bilangan yang dialokasikan pada rekaman atau kelompok rekaman secara berurutan sewaktu rekaman dihasilkan atau kelompok rekaman secara berurutan dihasilkan atau sewaktu catatan itu ditambah kedalam system pengarsipan).

3. Bahasa bilangan ( umumnya digunakan dalam system pengkodean computer, di mana bilangan digunakan untuk mengidentifikasikan data yang harus dipilah ke dalam urutan logis, diringkas dan dianalisis)

KLASIFIKASI KRONOLOGIS

Di dalam system ini, rekaman diidentifikasikan dan disusun menurut tanggal dan kadang menurut jam. System ini sering digunakan dalam mengarsipkan faktur dan tanda terima lain yang ada hubungannya dengan rekening, terutama bila ini semua merupakan jurnal.

Dalam pengarsipan korespondensi, surat dapat diarsipkan dalam urutan tanggal penulisan seperti yang terlihat didalam surat bersangkutan. Kecuali di dalam perusahaan yang paling kecil, system ini tidak digunakan secara tersendiri.

PERALATAN PENGARSIPAN

Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menentukan peralatan kearsipan ;

1. Perlindungan dokumen secara fisik.

2. Pencegahan dari pencuri atau orang yang tidak berwenang.

3. Pengurangan upaya fisik pada pihak juru tulis pengarsipan, penemuan, dan pengambila dokumen.

WADAH KECIL

Arsip Tuas Lengkung ( lever arch file )

Terdiri dari sampul karton tebal, dimana kertas ditahan dengan gelungan kawat lengkung yang kuat dan menembusi lubang yang terdapat pada sisi kertas. Gelungan kawat dibuka dengan menggunakan tuas agar dokumen dapat disisipkan atau diangkat dari posisi mana pun di dalam arsip.

Arsip Boks ( Box File )

Boks yang terbuat dari kardus datar, logam atau plastic biasanya dilengkapi dengan klip berpegas atau alat penahan lain.

Arsip Concertina

Serangkaian kantong karton tipis, biasanya cukup untuk pengklasifikasian alfabetis yang sederhana. Arsip ini mudah dibawa-bawa.

Dompet ( Wallet )

Terbuat dari kartu tipis, kadang disisipi kain untuk menghasilkan fleksibilitas, arsip jenis ini lazim digunakan untuk perlindungan bagi dokumen hokum dan dokumen lain yang berukuran besar.

Buku Pelindung ( guardbook )

Buku dengan halaman yang keras dan kaku. Dokumen ditempelkan pada halaman ini seperti buku. Buku pelindung digunaka terutama untuk menyimpan dokumen kecil dengan ukuran yang berfariasi seperti guntingan surat kabar.

Penjilid Lembar Lepas ( loose-leafe binders )

Pada umumnya digunakan untuk buku besar yang dibuat dengan tangan dan mesin, untuk rekaman personalia, statistic penjualan, buku pedoman instruksi dan banyak jenis rekaman yang juga membentuk indeks sendiri.

MAP

Digunakan dalam menyimpan dokumen dengan ukuran yang bervariasi seperti dalam korespondensi umum, biasanya mudah untuk menyimpan dai dalam map yang sudah ditandai dengan jelas untuk membantu menemukannya. Klasifikasi map dan perlengkapannya ;

a) Map sederhana : Lembar karton manila yang dilipat hingga membentuk sampul.

b) Map gantung (suspension folder ) ; Map ini dilengkapi dengan cantelan yang memungkinkan map tersebut tergantung pada rel disepanjang kedua sisi laci atau dilengkapi dengan kait yang digunakan untuk bergantung pada rel yang menjulur pada rak.

c) Kantung ; terbuat dari kain kanvas atau karton yang bergantung pada tongkat.

d) Pelabelan ; memiliki judul yang diskriptif sesuai dengan jenis peralatan yang digunakan.

PENGATURAN RAK

Arsip boks atau wadah kecil lain biasanya disimpan pada rak baja atau lemari.

PENGARSIPAN LACI

Untuk pemakaian umum dikantor, lemari arsip vertical dipasang dengan dua ukuran laci standar ;

a) Ukuran kuarto ( 10 x 8 inch )

b) Ukuran folio ( 13 x 8 inch ) atau A4 internasional.

Contoh, faktur salinan yang dapat diarsipkan dalam urutan nomor seri dengan kartu pedoman yang disisipkan setelah setiap beberapa ratus formulir diberikan penopang agar memudahkan dalam pencarian.

PENGARSIPAN BERPUTAR

Map disimpan di dalam wadah bundar yang disusun secara horizontal atau vertical.

PENGARSIPAN OTOMATIS

Wadah arsip lateral disusun pada mekanisme berputar yang dapat membawa kembali setiap dokumen keposisi kerja juru arsip. Juru arsip dapat memilih wadah yang diperlukan dengan menggunakan panel control. Unit pengarsipan otomatis dapat dipasang pada sekitar 18 wadah, yang masing-masing memiliki kapasitas sekitar 1,68 m panjang rak.

PENGARSIPAN MIKRO

Catatan asli dapat difoto pada microfilm atau micro-fiche dengan menghemat hingga 98% ruang penyimpanan. Sesudah foto dicuci dan dicek kejelasannya, aslinya dapat dihancurkan.

REKAMAN MIKRO BERASAL DARI KOMPUTER

Informasi yang disimpan di dalam arsip computer tidak perlu dicetak di atas kertas, tetapi dapat dikeluarkan dalam bentuk citra halaman pada microfilm. Untuk membantu penemuan arsip, computer dapat diprogram untuk menyiapkan indeks untuk suatu rol film atau fiche dan ini akan muncul sebagai salah satu citra.

PENGOPRASIAN SISTEM PENGARSIPAN

Setiap dokumen yang diarsipkan harus didefinisikan secara jelas. Biasanya intuk menjamin bahwa setiap dokumen yang akhirnya masuk kedalam arsip akan dibuatkan nomor pendaftaran dokumen sebagai alat control untuk memastikan bahwa korespondensi sudah diarsipkan.

PENGHANCURAN ARSIP

Arsip yang tidak lagi berguna harus dihancurkan tanpa ditunda-tunda lagi. Bila catatan bersifat rahasia, dokumen dapat dibuat tidak terbaca dengan memasukannya ke dalam mesin penghancur kertas atau dibakar. Sebaliknya, bila tidak bersifat rahasia, kertasnya dapat dijual.

PENGARSIPAN TERSENTRALISASI

Ada beberapa cara di dalam pengarsipan tersentralisasi ;

a) Semua arsip disimpan di satu tempat.

b) Semua arsip dengan kepentingan umum disimpan secara terpusat, sedangkan arsip dengan kepentungan departemen disimpan oleh departemen.

c) Semua, atau sebagian besar, arsip disimpan oleh departemen, tetapi dikendalikan dan dilayani oleh staf dari satu titik sentral.

PENGINDEKSAN

Tujuannya adalah untuk memudahkan penemuan catatan. Indeks mungkin dibuat terpisah dari catatan yang diacu olehnya, atau catatan itu sendiri mungkin itu diatur sedemikian rupa sehingga menjadi indeks sendiri. Indeks pada kebanyakan buku adalah indeks indeks yang terpisah dari teks, tetapi berfungsi membantu pembaca untuk menemukan halaman di mana berbagai persoalan disebutkan.

Bila indeks yeng terpisah digunakan dua langkah untuk mencapai rekaman, yaitu ; pertama, indeks harus dilihat dan kedua, rekaman harus ditemukan. Bila rekaman adalah indeksnya, hanya satu acuan yang diperlukan.

Materi Manajemen Kearsipan & Perpustakaan

Badan atau lembaga dalam negeri yang melaksanakan pengawasan bibliografi di Indonesia adalah :

  1. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (sejak 1980), sedangkan sebelumnya adalah Kantor Bibliografi Nasional (sejak 1953).Pengawasan bibliografi yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional terutama adalah monograf, yaitu dengan menerbitkan Bibliografi Nasional Indonesia yang terbit tiga bulan sekali.

  1. PT. Gunung Agung, melalui seksi bibliografinya telah menyelesaikan suatu bibliografi retrospektif (1945-1954) namun tidak diterbitkan. Kemudian pada tahun 1966 kegiatan pencatatan bibliografi diserahkan pada Yayasan Idayu yang kemudian menerbitkan Berita BIbliografi setiap bulan (sejak 1955). Pencatatan yang dilakukan Yayasan Idayu menekankan bentuk monograf.

  1. PDIN-LIPI ( Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional - Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia) yang sekarang sudah berganti nama menjadi PDII-LIPI (Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah - LIPI) juga berjasa ikut melaksanakan pengawasan bibliografi terutama untuk pengawasan:

· Indeks Artikel Majalah Ilmiah, dengan menerbitkan Indeks Majalah Ilmiah (Index of Indonesian Learned Periodicals) pada tahun 1960, awalnya terbit setiap tahun tapi sejak tahun 1975 terbit dua tahun sekali.

· b. Laporan Penelitian, dengan menerbitkan indeks retrospektif yang terdiri dari dua jilid, yaitu :

- Indeks Laporan Penelitian dan Survei Jilid I. 1950 – 1977
Berisi terbitan dari badan internasional mengenai Indonesia, Lembaga non-departemen dan perguruan tinggi.

Jilid I. 1950 – 1977 merupakan daftar terbitan laporan penelitian dan survei yang dihasilkan oleh departemen - departemen dan badan- badan yang berada di bawah lingkungan departemen. Sejak 1978, Majalah Indeks ini terbit setahun sekali.

· Disertasi. dengan menerbitkan Katalog Induk Disertasi Indonesia (KIDI). Terbitan pertama entri yang berhasil dikumpulkan 1.449 buah. Suplemen - suplemen KIDI dari waktu ke waktu akan terus diterbitkan untuk melaporkan perkembangan baru. [1]

Kini pembahasan akan beralih ke sejarah dan perkembangan Bibliografi Nasional Indonesia, sebagai salah satu sarana untuk menelusur terbitan koleksi Perpustakaan Nasional.

Sejarah perkembangan Bibliografi Nasional Indonesia

1. Masa awal 1953 - 1967

Bibliografi Nasional Indonesia ( selanjutnya disebut BNI ) sebagai instrumen pengawasan bibliografi terbitan Indonesia berperan sangat penting. BNI terbit pertama kali pada tahun 1953 dengan judul Berita Bulanan dan diterbitkan oleh Kantor Bibliografi Nasional.

Untuk menelusuri sejarah BNI, tentu tidak lepas dari sejarah badan yang menerbitkannya. Diawali dengan suatu pertemuan yang diselenggarakan oleh UNESCO Research Library and Bibliographical Development di Jakarta yang kemudian menyarankan kepada menteri Pendidikan, Pengajaran dan Kebudayaan ( PP& K) agar dibentuk Kantor Bibliografi Nasional.[2]


Pada tanggal 1 Januari 1953 Kantor Bibliografi Nasional (selanjutnya disingkat KBN) didirikan berdasarkan Surat Keputusan Menteri PP dan K no. 46860/Kab tanggal 19 desember 1952 berkedudukan di Bandung. Kemudian pada tahun 1954 KBN dimasukkan dalam Biro Perpustakaan demi efisiensi kerja dan pengelompokan kembali badan-badan yang bekerja dalam bidang yang sama di bawah lingkungan Departemen Pendidikan Dasar dan Kebudayaan, dan setelah re-organisasi KBN pindah dari Bandung ke Jakarta. Sejak tahun 1963, Berita Bulanan terbit dengan judul Bibliografi Nasional Indonesia.

Manfaat dari diterbitkannya Bibliografi Nasional Indonesia, terinci di dalam halaman pendahuluan dari setiap terbitan Bibliografi Nasional Indonesia, sebagai berikut [3]:

1. Mendaftarkan secara lengkap dan sistematis semua bahan pustaka yang diterbitkan di Indonesia;

2. Membantu perpustakan-perpustakaan dalam menyeleksi bahan pustaka;

3. Membantu perpustakan-perpustakaan dalam bidang pengolahan bahan pustaka, katalogisasi dan klasifikasi, menjamin keseragaman.

4. Memberikan informasi bibliografi guna studi dan riset.

5. Memberikan data statistik tentang dunia penerbitan di Indonesia.

6. Sebagai alat referens yang penting dalam pelayanan.

7. Sebagai sarana tukar menukar informasi bibliografi dengan luar negeri

Pada tahun 1967 KBN turun statusnya dan menjadi subbagian dari Pembinaan dan Pengawasan Perpustakaan Sekolah dan Umum, Biro Perpustakaan dan Pembinaan Buku.Dengan terbentuknya Lembaga Perpustakaan pada tanggal 6 Desember 1967 dengan S.K. No. 059/1967 maka status KBN lebih sesuai dengan fungsinya.[4]

Dari uraian di atas bisa disimpulkan bahwa sepanjang tahun 1953 - 1967, BNI telah berganti penerbit sebanyak dua kali, yaitu :

1. 1953 - 1963 BNI diterbitkan oleh Kantor Bibliografi Nasional, dengan judul Berita Bulanan.

2. 1963 - 1967 BNI diterbitkan oleh Biro Perpustakaan dengan judul Bibliografi Nasional Indonesia.

2. Masa 1967 - 1980

Lembaga Perpustakaan mengalami perubahan dalam struktur organisasinya pada tahun 1968. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri PP & K No. 066/1968, KBN merupakan bagian dari lembaga

ini. Menurut Surat Keputusan Menteri P & K no. 079/0/th. 1975 yang mengatur tentang susunan organisasi dan tata kerja Departemen Pendidikan dan Kebudayaan pada bab IX, Lembaga

Perpustakaan berubah nama menjadi Pusat Pembinaan Perpustakaan. Demikian halnya dengan bagian Bibliografi Nasional berubah menjadi bidang Bibliografi dan Deposit.[5]

Jadi sepanjang tahun 1968 - 1980 BNI telah berganti penerbit sebanyak dua kali, yaitu :

1. 1968 - 1975 BNI diterbitkan oleh Lembaga Perpustakaan

2. 1975 - 1980 BNI diterbitkan oleh Pusat Pembinaan Perpustakaan

3. Masa 1980 - Sekarang

Dengan berdasarkan Surat Keputusan Menteri No 0164/0/1980 tanggal 17 Mei 1980, Perpustakaan Nasional RI didirikan, bidang bibliografi dan deposit Pusat Pembinanaan Perpustakaan di integrasikan ke dalam wadah Perpustakaaan Nasional RI. Sejak saat itu Bibliografi Nasional Indonesia sampai sekarang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI. [6]

Dengan didirikannya Perpustakaan Nasional, Bibliografi Nasional memiliki wadahnya yang tepat dan tetap, sesuai dengan tugas, fungsi serta peranannya.

Perpustakaan Nasional dengan Bibliografi Nasional Indonesianya, bukanlah satu - satunya badan yang melaksanakan pengawasan bibliografi di Indonesia. Namun ada juga sebuah yayasan swasta nasional yang bergerak di bidang pencatatan data bibliografi, yaitu Yayasan Idayu yang turut berperan

serta dalam melaksanakan fungsi pengawasan bibliografi di Indonesia.

Sejarah perkembangan Berita Bibliografi

Untuk mempermudah penyusunan, penulis membagi sejarah perkembangan Berita Bibliografi dalam tiga periode.
1. Periode awal 1955 - 1966

2. Periode 1966 - 1976

3. Periode 1976 - sekarang

1. Periode Awal 1955 - 1966


Berita Bibliografi (Selanjutnya disingkat BB) diterbitkan pertama kali dengan judul Buku Kita oleh seksi bibliografi PT. Gunung Agung pada tahun 1955. Pada awalnya kegiatan ini dimulai karena PT.Gunung Agung sebagai toko buku banyak menerima contoh terbitan dari berbagai penerbit di Indonesia. Semua buku contoh ini dikumpulkan dan diatur secara profesional dan ditangani oleh suatu seksi atau bagian tersendiri yaitu seksi Bibliografi. Kegiatan ini dilakukan karena disadari oleh pimpinan perusahaan pada waktu itu bahwa pencatatan yang lengkap tentang hasil karya cetak di Indonesia

sangat membantu kelancaran perdagangan buku. Majalah bulanan Buku Kita diterbitkan pada tahun 1955 oleh PT. Gunung Agung sebagai jembatan komunikasi antara penerbit, pedagang dan konsumen buku. Majalah ini memuat artikel-artikel mengenai dunia perbukuan dan salah satu rubriknya adalah "Berita Bibliografi" yang berisikan data bibliografi buku-buku terbaru.[7]
Majalah Buku Kita terbit antara tahun 1955 sampai dengan 1963 dengan kala terbit bulanan, kemudian antara tahun 1964- 1966 terbit setiap tiga bulan sekali.

2. Periode 1966 - 1976

Setelah sempat terhenti penerbitannya antara tahun 1967-1968. Majalah Buku Kita sudah tidak terbit lagi, namun rubrik Berita Bibliografi tetap diterbitkan dan menjadi majalah tersendiri. Berita Bibliografi terbit kembali tahun 1969 -1973 dengan kala terbit tiga bulan sekali.[8]

Sejak tahun 1966, pencatatan bibliografi yang biasanya dilakukan oleh seksi bibliografi PT. Gunung Agung dialihkan ke Seksi Bibliografi Yayasan Idayu yang dibentuk pada tanggal 28 oktober 1966. Yayasan Idayu adalah suatu yayasan nirlaba yang bertujuan untuk membantu pemerintah Republik Indonesia dalam

upaya meningkatkan kecerdasan bangsa dan memajukan kebudayaan nasional Indonesia. Yayasan Idayu bergerak di bidang perpustakaan, dokumentasi dan ceramah.[9]

Tujuan yang ingin dicapai oleh Yayasan Idayu sebagaimana tercantum dalam anggaran dasarnya adalah sebagai berikut :

Mengumpulkan semua terbitan mengenai Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri,

  1. Mengumpulkan segala tulisan dan karangan tokoh-tokoh Indonesia yang diterbitkan di dalam maupun di luar negeri,
  2. Mengumpulkan semua terbitan yang diterbitkan di Indonesia,
  3. Mengusahakan terbitan buku, majalah dan sebagainya dari bahan buku di atas, yang bermanfaat bagi pembinaan bangsa Indonesia, sesuai dengan tujuan yayasan,
  4. Memberi bantuan kepada mahasiswa, sarjana/cerdik-pandai dan para budayawan dalam bentuk bea siswa atau lain sebagainya, menurut peraturan khusus yang ditetapkan oleh dewan pengurus yayasan,
  5. Memberi "Hadiah Idayu" tahunan untuk hasil karya yang terpilih dalam bidang kebudayaan dan ilmu pengetahuan menurut peraturan khusus yang ditetapkan oleh dewan pengurus yayasan,
  6. Memprakarsai, mendorong dan membantu penyelenggaraan serta pelaksanaan penyelidikan ilmiah,
  7. Mengusahakan "Lending Library" di kota-kota Universitas,
  8. Mengadakan pameran hasil karya cetak orang Indonesia yang terbit di Indonesia atau tentang Indonesia yang terbit di luar negeri dengan menyelenggarakan Pekan Buku Indonesia dan sebagainya,
  9. Menyelenggarakan diskusi-diskusi ilmiah.[10]

Pendit mengemukakan bahwa Yayasan Idayu merupakan satu-satunya usaha swasta nasional yang bergerak dalam bidang pencatatan bibliografi yang berusaha menghimpun selengkap mungkin semua karya cetak di Indonesia.[11]

Berita Bibliografi ini memuat catatan lengkap mengenai penerbitan buku dan majalah dalam bahasa Indonesia dan bahasa daerah yang diterbitkan di dalam negeri. Berita Bibliografi juga memuat berbagai catatan dari buku-buku dalam bahasa asing yang diterbitkan di Indonesia.

3. Periode 1976 - sekarang

Pada tahun 1976, Berita Bibliografi digabung dengan majalah Berita Idayu dan judulnya berubah menjadi Berita Bibliografi Idayu. Majalah Berita Bibliografi Idayu isinya tidak hanya memuat daftar buku, tetapi juga karangan - karangan yang ada kaitannya dengan dunia perbukuan, perpustakaan maupun sejarah perjuangan bangsa. Di samping itu juga dimuat sejumlah resensi buku terbaru.[12]

Usaha penerbitan Berita Bibliografi Idayu ini berjalan tersendat -sendat hingga tahun 1984, tepatnya pada bulan maret 1984 penerbitannya dihentikan. Pada bulan April 1984 majalah ini kembali diterbitkan

dan dikembalikan pada fungsinya semula, yaitu hanya menyajikan daftar terbitan Indonesia terbaru dibawah judul Berita Bibliografi. Sejalan dengan perubahan judul majalah maka diadakan juga peringkasan pencatatan dengan ditiadakannya anotasi pada setiap entrinya.

Majalah ini terbit teratur sampai sekarang, dan setiap tahun selalu dibuatkan kumulasinya. Majalah ini selain dikirimkan secara gratis kepada penerbit yang telah mengirimkan terbitan mereka ke Idayu, juga dikirimkan pada perpustakaan - perpustakaan sebagai pertukaran bahan

pustaka.[13]

Pengawasan bibliografi rujukan di Indonesia

Pelaksanaan pengawasan bibliografi rujukan di Indonesia seperti yang telah di amanatkan dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 70 Tahun 1991 tentang Pelaksanaan UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, pada ayat (1) pasal 5, khusunya pada butir c. mengenai buku rujukan belumlah berjalan seperti apa yang di harapkan. Masih banyak sekali buku - buku rujukan yang belum diserahkan pada PNRI yang seharusnya menyimpan semua terbitan yang terbit di Indonesia, termasuk buku rujukan. Berikut ini adalah beberapa judul bibliografi rujukan Indonesia, yang pernah terbit di Indonesia: [14]

1. Buku - buku referensi standar untuk Perpustakaan Wilayah. Jakarta : Proyek Pengembangan
perpustakaan. Pusat Pembinaan Perpustakaan, 1981

2. Bibliografi tentang bibliografi Indonesia. oleh Team Teknis Sub Proyek Bibliografi Proyek
Pengembangan Perpustakaan, 1976/1977

3. Tairas, JNB. Indonesia: A Bibliography of bibliographies. Jakarta: Panitia peringatan tahun buku
Internasional, 1972

4. Indonesia. Lembaga Bahasa Nasional. Bibliografi Perkamusan dan Ensiklopedi.. Jakarta: Lembaga
Bahasa Nasional, 1974

PNRI seharusnya menerbitkan bibliografi rujukan Indonesia, sebab PNRI yang juga berfungsi sebagai perpustakaan deposit (deposit library) juga telah menerbitkan berbagai macam bibliografi

dalam rangka pengawasan bibliografi.

Sebagai hasil dari pelaksanaan pengawasan rujukan, biasanya berupa Panduan rujukan (guide to reference atau reference guide).

Berikut ini adalah contoh beberapa judul bibliografi rujukan dari 4 negara di Asia yaitu Philipina, Korea, Pakistan dan India, sebagai produk dari upaya pengawasan bibliografi rujukan di negara mereja masing-masing : [15]

Philipina

Picache, Ursula. A Guide to Reference Books and Sources. Quezon City : University of the
Philipines, 1966


Pakistan

Shiddiqui, Akhbar H. A Guide to Reference Books Published in Pakistan. Karachi:
Pakistan Reference Publications, 1966. 41 p.

Shiddiqui, Akhbar H. Reference Sources on Pakistan. Karachi :National Book Center, 1966. 32 p.


India

Mukherjee, A.K. Reference Work and Its Tools. 2nd. ed. Calcutta: World Press, 1971. 335 p.

Chaterjee, Amitabha. Indian Reference Publication : A Bibliography, Calcutta: Mukherji Book House,
1974. viii, 119 p.

Gidwani, N.N and K. Navalani A Guide to Reference Materials on India, Jaipur, Rajasthan :
Saraswati Publication, 1974. 2 vols.


Korea

Yang, Key Paik. Reference Guide to Korean Materials, 1945-1959. Washington DC:Chatolic
University of America, 1960. viii, 131 leaves. thesis (MLS), unpublished.



[1] Sulistyowati dan Djati Wahyuni."Pengawasan Bibliografi Terbitan Nasional" dalam Laporan Perkembangan Informasi

IPTEK, Jakarta: PDII-LIPI, 1984. hal 75.

[2] Memorandum ...loc. cit. Jakarta : Pusat Pembinaan Perpustakaan, 1989. hal 6.

[3] ibid, hal 37

[4] ibid, hal 37

[5] ibid, hal 38

[6] Perpustakaan Nasional. loc cit. hal 20.

[7] Agoes M.D. "Menguak Perjalanan Hidup Masagung (IV)". Majalah Femina. (221),Desember 1993. hal. 47.

[8] Yayasan Idayu. Yayasan Idayu suatu pengabdian : 28 oktober 1966 - 1978.,Jakarta: Yayasan Idayu,
1978, hal. 23

[9] Laporan Kegiatan Idayu tahun 1980, 1981, 1982 , Jakarta :Yayasan Idayu, 1982. hal. 37

[10] Yayasan Idayu. Op. cit. hal. 27

[11] Murtini S. Pendit. "Usaha Yayasan Idayu dibidang Bibliographic Control" dalam Lokakarya National Bibliographic Control: Buku petunjuk, tanggal 14-15 Maret 1977 di Jakarta. Jakarta : Proyek Pengembangan Perpustakaan, 1977

[12] loc. Cit. hal.28

[13] Ibid. hal. 32

[14] Memorandum...loc Cit. hal 51

[15] James Bennet Childs. "Reference Guide" dalam Encyclopedia of Library and Information Sciences. New York : Drekker, 1978.

Vol. 25, hal 222