Kearsipan

MANAJEMEN PERKANTORAN MODEREN

A. PENGARSIPAN DAN PENGINDEKSAN

SISTEM PENGARSIPAN

Pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya. Pengindeksan adalah proses yang diperlukan untuk menemukan rekaman.

Sistem pengarsipan yang efisien adalah system;

1. Rekaman yang dibutuhkan setiap saat dapat dihasilkan tanpa penundaan yang tidak masuk akal.

2. Rekaman dilindungi secara memadai selama periode rekaman itu dipertahankan untuk resensi.

3. Biaya pemasangan dam pe,eliharaan system masuk akal dengan memperhatikan pelayanan yang diperlakukan.

Langkah pertama dalam merencanakan system pengarsipan harus berupa penjadwalan semua jenis dokumen dan rekaman yang akan disimpan. Manajemen yang bertanggung jawab harus diajak berkonsultasi mengenai setiap jenis dan keputusan diperoleh mengenai :

a) Periode penyimpanan (waktu yang diperlukan, dengan alasan hukum dan administrasi, untuk mempertahankan rekaman)

b) Perlindungan (tingkat kepentingan yang melekat pada rekaman, bila perlu direkonstruksikan dari sumber lain)

c) Penundaan (dapat melakukan penundaan dalam menghasilkan rekaman dengan syarat penundaan berdasarkan hal yang masuk akal)

d) Pengguna rekaman (orang yang berhak atas rekaman dan yang memerlukannya juga dapat mempertanggung jawabkan hal-hal mengenai rekaman tersebut)

e) Pendiskripsian (cara meminta rekaman?persyaratannya adalah harus fundamental, karena persyaratan ini akan menentukann klasifikasi yang akan digunakan)

Klasifikasi

Metode pengklasifikasi dokumen adalah membagi dan membuat subbagian dokumen kedalam kelompok-kelompok, sehingga seleksi akhirnya hanya berasasl dari jumlah yang terbatas.

Apabila, sebagai contoh, dokumen yang memerlukan periode penyimpanan yang berbeda disimpan bersama, dokumenn itu harus pertahankan semuanya untuk periode yang maksimum, atau harus dipilih secara berkala untuk mencabut dokumen yang sudah habis masa berlakunya untuk dihancurkan.

KLASIFIKASI ALFABETIS

Klasifikasi ini cocok bila judul klasifikasinya adalah nama orsng, atau nama produk. Keuntungan dari metode ini adalah :

a) Juru tulis akan mengerti tanpa pelatihan yang lama.

b) Metode ini elastis, yaitu judul baru dapat ditambahkan pada setiap titik tanpa mengganggu klasifikasi.

c) Metode ini membentuk indeksnya sendiri, yaitu tidak diperlakukan indeks yang terpisah.

Cara mengklasifikasi secara alfabetis adalah :

a) Arsipkan dibawah huruf inisial dan huruf berikutnya dari nama keluarga dan inisial dari nama kecil.

b) Abaikan pangkat dan jabatan.

c) Arsipkan nama perusahaan dibawah kata utama yang pertama atau huruf bila tidak aada kaata yang dimasukkan didalam nama, misalnya :

A. L. L. Co. Ltd

Aagar, T.

Allan & Co

Allan, Mrs D.

Allan, Dr B.

KLASIFIKASI GEOGRAFIS

Didalam system ini, lokasi atau alamat digunakan untuk mengidentifikasi judul. Secara ekstrem, susunannya adalah berdasarkan Negara, kemudian kota, jalan, dan nomor.

KLASIFIKASI SUBJEK

Dalam mengklasifikasi diperlukan kecermatan ynag tinggidalam memilih judul untuk arsip. Setiap judul harus dibuat sesingkat mungkin, harus menggambarkan isi asrip, dan tidak boleh mendua arti. Judul harus dibuat dalam bahasa sehari-hari, dan subjeknya harus dideskripsikan dengan cara yang sama seperti yang diucapkan dalam percakapan bisnis yang biasa.

Dalam pengarsipan berdasarkan subjek, prinsip klasifikasi dan klasifikasi sering dapat dijalankan satu tahap lebih jauh dengan keuntungan. Contoh sederhana yang memperlihatkan judul utama dan subjudul :

GEDUNG STAFF PERALATAN

Sewa Aplikasi Pembeliam

Ongkos Skala gaji Perawatan

Pemanas Liburan

Perawatan Pelatihan

Sttatistik

KLASIFIKASI NUMERIK

Metode ini adalah metode pengklasifikasian yang paling sederhana. Setiap rekaman atau kelompok rekaman diberi sebuah nomor dan diarsipkan dengan urutan angka. Terdapat tiga metode penomoran yang sesuai dengan situasi yang berbeda ;

1. Bilangan asli (angka yang digunakan orang dalam bahasa sehari-hari). Misalnya, nomor registrasi kendaraan bernotor.

2. Bilangan acak (Bilangan yang dialokasikan pada rekaman atau kelompok rekaman secara berurutan sewaktu rekaman dihasilkan atau kelompok rekaman secara berurutan dihasilkan atau sewaktu catatan itu ditambah kedalam system pengarsipan).

3. Bahasa bilangan ( umumnya digunakan dalam system pengkodean computer, di mana bilangan digunakan untuk mengidentifikasikan data yang harus dipilah ke dalam urutan logis, diringkas dan dianalisis)

KLASIFIKASI KRONOLOGIS

Di dalam system ini, rekaman diidentifikasikan dan disusun menurut tanggal dan kadang menurut jam. System ini sering digunakan dalam mengarsipkan faktur dan tanda terima lain yang ada hubungannya dengan rekening, terutama bila ini semua merupakan jurnal.

Dalam pengarsipan korespondensi, surat dapat diarsipkan dalam urutan tanggal penulisan seperti yang terlihat didalam surat bersangkutan. Kecuali di dalam perusahaan yang paling kecil, system ini tidak digunakan secara tersendiri.

PERALATAN PENGARSIPAN

Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menentukan peralatan kearsipan ;

1. Perlindungan dokumen secara fisik.

2. Pencegahan dari pencuri atau orang yang tidak berwenang.

3. Pengurangan upaya fisik pada pihak juru tulis pengarsipan, penemuan, dan pengambila dokumen.

WADAH KECIL

Arsip Tuas Lengkung ( lever arch file )

Terdiri dari sampul karton tebal, dimana kertas ditahan dengan gelungan kawat lengkung yang kuat dan menembusi lubang yang terdapat pada sisi kertas. Gelungan kawat dibuka dengan menggunakan tuas agar dokumen dapat disisipkan atau diangkat dari posisi mana pun di dalam arsip.

Arsip Boks ( Box File )

Boks yang terbuat dari kardus datar, logam atau plastic biasanya dilengkapi dengan klip berpegas atau alat penahan lain.

Arsip Concertina

Serangkaian kantong karton tipis, biasanya cukup untuk pengklasifikasian alfabetis yang sederhana. Arsip ini mudah dibawa-bawa.

Dompet ( Wallet )

Terbuat dari kartu tipis, kadang disisipi kain untuk menghasilkan fleksibilitas, arsip jenis ini lazim digunakan untuk perlindungan bagi dokumen hokum dan dokumen lain yang berukuran besar.

Buku Pelindung ( guardbook )

Buku dengan halaman yang keras dan kaku. Dokumen ditempelkan pada halaman ini seperti buku. Buku pelindung digunaka terutama untuk menyimpan dokumen kecil dengan ukuran yang berfariasi seperti guntingan surat kabar.

Penjilid Lembar Lepas ( loose-leafe binders )

Pada umumnya digunakan untuk buku besar yang dibuat dengan tangan dan mesin, untuk rekaman personalia, statistic penjualan, buku pedoman instruksi dan banyak jenis rekaman yang juga membentuk indeks sendiri.

MAP

Digunakan dalam menyimpan dokumen dengan ukuran yang bervariasi seperti dalam korespondensi umum, biasanya mudah untuk menyimpan dai dalam map yang sudah ditandai dengan jelas untuk membantu menemukannya. Klasifikasi map dan perlengkapannya ;

a) Map sederhana : Lembar karton manila yang dilipat hingga membentuk sampul.

b) Map gantung (suspension folder ) ; Map ini dilengkapi dengan cantelan yang memungkinkan map tersebut tergantung pada rel disepanjang kedua sisi laci atau dilengkapi dengan kait yang digunakan untuk bergantung pada rel yang menjulur pada rak.

c) Kantung ; terbuat dari kain kanvas atau karton yang bergantung pada tongkat.

d) Pelabelan ; memiliki judul yang diskriptif sesuai dengan jenis peralatan yang digunakan.

PENGATURAN RAK

Arsip boks atau wadah kecil lain biasanya disimpan pada rak baja atau lemari.

PENGARSIPAN LACI

Untuk pemakaian umum dikantor, lemari arsip vertical dipasang dengan dua ukuran laci standar ;

a) Ukuran kuarto ( 10 x 8 inch )

b) Ukuran folio ( 13 x 8 inch ) atau A4 internasional.

Contoh, faktur salinan yang dapat diarsipkan dalam urutan nomor seri dengan kartu pedoman yang disisipkan setelah setiap beberapa ratus formulir diberikan penopang agar memudahkan dalam pencarian.

PENGARSIPAN BERPUTAR

Map disimpan di dalam wadah bundar yang disusun secara horizontal atau vertical.

PENGARSIPAN OTOMATIS

Wadah arsip lateral disusun pada mekanisme berputar yang dapat membawa kembali setiap dokumen keposisi kerja juru arsip. Juru arsip dapat memilih wadah yang diperlukan dengan menggunakan panel control. Unit pengarsipan otomatis dapat dipasang pada sekitar 18 wadah, yang masing-masing memiliki kapasitas sekitar 1,68 m panjang rak.

PENGARSIPAN MIKRO

Catatan asli dapat difoto pada microfilm atau micro-fiche dengan menghemat hingga 98% ruang penyimpanan. Sesudah foto dicuci dan dicek kejelasannya, aslinya dapat dihancurkan.

REKAMAN MIKRO BERASAL DARI KOMPUTER

Informasi yang disimpan di dalam arsip computer tidak perlu dicetak di atas kertas, tetapi dapat dikeluarkan dalam bentuk citra halaman pada microfilm. Untuk membantu penemuan arsip, computer dapat diprogram untuk menyiapkan indeks untuk suatu rol film atau fiche dan ini akan muncul sebagai salah satu citra.

PENGOPRASIAN SISTEM PENGARSIPAN

Setiap dokumen yang diarsipkan harus didefinisikan secara jelas. Biasanya intuk menjamin bahwa setiap dokumen yang akhirnya masuk kedalam arsip akan dibuatkan nomor pendaftaran dokumen sebagai alat control untuk memastikan bahwa korespondensi sudah diarsipkan.

PENGHANCURAN ARSIP

Arsip yang tidak lagi berguna harus dihancurkan tanpa ditunda-tunda lagi. Bila catatan bersifat rahasia, dokumen dapat dibuat tidak terbaca dengan memasukannya ke dalam mesin penghancur kertas atau dibakar. Sebaliknya, bila tidak bersifat rahasia, kertasnya dapat dijual.

PENGARSIPAN TERSENTRALISASI

Ada beberapa cara di dalam pengarsipan tersentralisasi ;

a) Semua arsip disimpan di satu tempat.

b) Semua arsip dengan kepentingan umum disimpan secara terpusat, sedangkan arsip dengan kepentungan departemen disimpan oleh departemen.

c) Semua, atau sebagian besar, arsip disimpan oleh departemen, tetapi dikendalikan dan dilayani oleh staf dari satu titik sentral.

PENGINDEKSAN

Tujuannya adalah untuk memudahkan penemuan catatan. Indeks mungkin dibuat terpisah dari catatan yang diacu olehnya, atau catatan itu sendiri mungkin itu diatur sedemikian rupa sehingga menjadi indeks sendiri. Indeks pada kebanyakan buku adalah indeks indeks yang terpisah dari teks, tetapi berfungsi membantu pembaca untuk menemukan halaman di mana berbagai persoalan disebutkan.

Bila indeks yeng terpisah digunakan dua langkah untuk mencapai rekaman, yaitu ; pertama, indeks harus dilihat dan kedua, rekaman harus ditemukan. Bila rekaman adalah indeksnya, hanya satu acuan yang diperlukan.